Unit Pentadbiran
Pengenalan
Unit Pentadbiran bertanggungjawab urusan pentadbiran hospital meliputi pentadbiran am, surat-menyurat, pengurusan fail, pengendalian mesyuarat, laporan kad perakam waktu anggota, kenderaan jabatan, kuarters, urusan sewaan premis demis dan urusetia majlis-majlis/ program rasmi jabatan.
Unit ini diketuai oleh seorang Penolong Pegawai Tadbir Gred N32, seorang Penolong Pengurus Asrama Gred N29, seorang Ketua Pembantu Tadbir Gred N22, 6 orang Pembantu Tadbir (P/O) Gred N19, 3 orang Penyelia Asrama Gred N19 dan 3 orang Pembantu Operasi Gred N11.
Unit Angkut merupakan sub unit dibawah Unit Pentadbiran terdiri dari 26 orang staff iaitu Pemandu Kenderaan Gred H11 dengan dibantu oleh Pegawai Kenderaan dan seorang Ketua Pemandu Kenderaan Gred H11/ H14 dan mempunyai 30-unit kenderaan iaitu 2-unit bas mini, 3-unit lori 3 tan, 1-unit lori 1 tan, 12-unit van, sebuah kereta (Spanco), 5-unit MPV dan 3-unit SUV, sebuah kereta 4x4.
Perkhidmatan
1. PENGURUSAN PENTADBIRAN AM DAN REKOD
Mengurus surat/ fax/ emel masuk dan keluar Hospital.
Mengurus Mel, Pos Laju, Surat Berdaftar dan Kiriman Bungkusan.
Menguruskan pelupusan rekod fail.
Menguruskan Maklumat Inovasi/ KPI Unit.
Menguruskan kedatangan anggota HTJS melalui Sistem FingerTec.
Menguruskan pencalonan anggota perubatan mengikuti rombongan ke Tanah Suci.
Menguruskan pencalonan bagi Pengurniaan Darjah Kebesaran/ Bintang/ Pusat Persekutuan/ Wilayah Persekutuan/ Negeri-Negeri Persekutuan dibawah Kementerian Kesihatan Malaysia.
Menyelenggara rekod bil-bil Utiliti HTJS.
2. PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN
Menguruskan Permohonan Tempahan Kenderaan.
Menguruskan Penyelenggaraan dan Pembaikan Kenderaan.
Menguruskan Kad Inden Minyak Kenderaan (Pemandu Unit Angkut).
Menguruskan Kat Touch N Go (Unit Angkut dan JUSA)
Menguruskan Buku Log Kenderaan.
Menguruskan Laporan Analisis Kenderaan.
Mengurus pemeriksaan kenderaan baharu Jabatan.
Memperbaharui Cukai Jalan Kenderaan Jabatan.
Menguruskan kemalangan kenderaan Jabatan.
Menguruskan Pelupusan Kenderaan Jabatan.
Menguruskan aduan kerosakan kenderaan.
3. KEURUSETIAAN BAGI MESYUARAT-MESYUARAT/ PROGRAM HTJS
Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Bersama Jabatan (MBJ).
Urusetia Mesyuarat Ketua-ketua Unit Pengurusan.
Urusetia Mesyuarat Ahli Lembaga Pelawat:
Ahli Lembaga Pelawat Hospital (ALPH).
Ahli Lembaga Pelawat Psikiatri (ALPP).
Urusan Jawatankuasa Kuarters Kerajaan.
Urusetia Jawatankuasa Kerja Kluster Pengurusan (JKKP).
Urusan Jawatankuasa TASKA HTJS.
Menguruskan Urusan Tempahan Makanan (LO) dibawah Mesyuarat/kursus.
4. PENGURUSAN RUMAH KERAJAAN
Permohonan Menduduki Kuarters Hospital.
Permohonan Menduduki Asrama Pegawai Perubatan (Siswazah)/ Jururawat/ Anjung Kasih/ Doktor On-Call.
Pemantauan dan penyelenggaraan kerosakan Rumah Kerajaan.
5. PENGURUSAN SEWAAN PREMIS DEMIS HOSPITAL DAN RUANG PEJABAT
Menguruskan Penyewaan Bangunan Kerajaan.
Menguruskan Penyewaan Ruang Bangunan Bukan Milik Kerajaan.
Menyelaras Penyewaan Ruang-ruang Pejabat.
Menguruskan Tempahan Bilik-bilik Mesyuarat Gunasama iaitu Minang, Biduanda dan Auditorium Gemilang.
6. PENGURUSAN DALAM URUSAN KONTRAK PENYEWAAN
Mesin Fotostat
Penapis Air
Mesin Layan Diri (Vending Machine)
Mesin ATM
Kedai Serbaneka
Kafeteria
Kantin
Outsourcing Tapak Letak Kereta (TLK)
7. PENGURUSAN PELAKSANAAN PROGAM/ AKTIVITI RASMI
Menyelaras Perhimpunan Bulanan Hospital Tuanku Ja’afar.
Menyelaras Hari Bersama Pelanggan Hospital Tuanku Ja’afar.